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3 aplicaciones para comunicar tu equipo

3 aplicaciones para comunicar tu equipo
Photo by Pradamas Gifarry / Unsplash

Me sucede mucho últimamente que me consultan qué sistema utilizar para comunicar mi empresa, estudio contable o equipo de trabajo. Y les doy 3 alternativas reconocidas que van a servir para cada caso.

Luego me preguntan cuál es la mejor, y no hay una respuesta clara, porque eso va a depender de cada uno. Si primero defino lo que necesito y cuál es mi cultura de trabajo, luego elegir la mejor herramienta se hace fácil.

Así que voy a detallar las 3 herramientas más comunes de comunicar equipos de trabajo y aclarando características de cada una, de modo que el equipo pueda elegir basándonos en sus propias necesidades. Una es la simple, otra es la popular y otra es la avanzada.

La primera herramienta es la más simple y la más limitada al mismo tiempo. Sirve para entornos de computadoras con Windows y equipos de trabajo que quieren un programa supersimple que permita mandar mensajes entre las computadoras. Se llama “LAN Messenger” y se descarga gratuitamente de internet, luego se instala en las computadoras y se configuran para que estén en la misma red. Es útil también para saber cuál computadora está prendida y cuál no, además de otras cosas. Tiene como limitación que solo permite mantener las conversaciones en la computadora y no se puede continuar en otros medios. Esto puede ser una ventaja según las preferencias del usuario.

La segunda herramienta es una ideal para Latinoamérica y equipos de trabajo jóvenes que quieren seguir las conversaciones desde los celulares, o trabajan en remoto. Se trata de las nuevas comunidades de WhatsApp donde se crea un espacio con varios temas de conversaciones asignados en subcanales. En espacios de trabajo donde ya se usa WhatsApp para conversar con los clientes y se aprovecha el WhatsApp Web para agilizar, es supersencillo de adoptar. Tiene como limitación que requiere que cada miembro tenga un móvil de trabajo, o en su defecto, utilizar el móvil personal con la consecuencia de que se lleva esas comunicaciones a su casa. A diferencia de la primera herramienta, las comunidades de WhatsApp permiten separar las conversaciones en temas específicos.

La tercera herramienta es más avanzada y con más posibilidades de configuración. Es especial para empresas pequeñas o medianas que quieren tener un control y gestión de todas las comunicaciones internas. Estamos ante un sistema como Slack o, Discord que son los más afamados. Ambos ofrecen planes gratuitos. Son espacios gestionados desde un servidor en la nube que se accede desde su aplicación específica que se puede instalar en la PC o el móvil y se les asigna un usuario a cada miembro del equipo con un mail. Permiten ordenar todas las conversaciones, ya sean temas formales o informales, incluso definir qué personas pueden participar u observar qué temas. Esta alternativa es la que puede demandar más esfuerzo de implementación, pero la que ofrece más herramientas.

Si la elección se hace difícil, siempre es importante esclarecer las necesidades y la cultura de trabajo del equipo para facilitar el proceso de implementación.