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¿Cómo elegir las mejores aplicaciones digitales de productividad? [#012]

¿Cómo elegir las mejores aplicaciones digitales de productividad? [#012]
Photo by Tim van der Kuip / Unsplash

Elegir qué aplicaciones utilizar no es una decisión simple. Cada vez hay más opciones, se pone más competitivo el rubro, y las personas invierten más dinero en herramientas de software.

A su vez, queremos ser productivos y ahorrar tiempo con herramientas. Si vamos a dedicar enormes cantidades de tiempo a probar todas las alternativas, todo pierde sentido. Se supone que queremos ser más productivos, no menos.

Así que vamos a definir algunos principios que nos van a ayudar a elegir las mejores aplicaciones de productividad, y en menos tiempo:

1) El qué: lo que quieres gestionar.

Existen 3 áreas a gestionar dentro de nuestra productividad, entonces primero deberíamos saber cuál o cuáles áreas queremos gestionar y luego nos enfocaremos únicamente en las aplicaciones que sirvan para ello. Las 3 áreas son: nuestro futuro, nuestro presente y nuestro pasado.

Las aplicaciones que sirven para gestionar nuestro futuro son las que son para planificar. Conocidas como "project management", en ellas planificamos los objetivos, las metas parciales y podemos hacer un seguimiento y ajustes a nuestros planes.

Las aplicaciones que sirven para gestionar nuestro presente son, por ejemplo, las de gestión de tareas, donde organizamos las tareas a realizar mediante un listado de tareas por hacer; o las de agenda, donde organizamos nuestro día, pero desde un enfoque del tiempo y las horas que vamos a asignar a lo que vamos a hacer.

Y las aplicaciones que sirven para gestionar nuestro pasado son las aplicaciones donde organizamos nuestro conocimiento, aprendizajes, experiencias y llevamos un registro de todo eso en notas que puedan ser organizadas para aprovechar ese conocimiento más adelante.

Hay aplicaciones que son específicas y se enfocan en una sola área. Y hay otras que son híbridas y cumplen varias funciones de manera integrada. ¿Vas a querer la mejor aplicación de tareas del mundo, o una que integre tus anotaciones con las tareas a realizar?

2) El quién: quién eres tú

Me refiero a cuál es tu cultura, tu forma de ver el mundo, tus preferencias, tus comunidades. El mundo se está llenando de micro-comunidades y las aplicaciones digitales están cada vez mejor diseñadas para una de ellas en post de satisfacer sus necesidades.

Por ejemplo, hay aplicaciones para personas que valoran la privacidad y el control sobre los datos personales, entonces van a preferir aplicaciones que permitan tener los datos en una carpeta propia o en una nube de elección; mientras que otros usuarios van a preferir que sus datos se sincronicen más eficientemente entre varios dispositivos sin importarle tener tanto control sobre cómo se tratan esos datos. Eres minimalista o prefieres usar aplicaciones con muchas opciones y configuraciones. Eres alguien que quiere todo en una sola aplicación o eres alguien que quieres la mejor herramienta específica para algo. Eres un usuario avanzando que va a incorporar automatizaciones e integraciones a sus procesos o eres un usuario más básico de las tecnologías.

Una vez que conoces bien tus preferencias, vas a poder evaluar las funcionalidades que incluyen las aplicaciones antes de instalar o probar alguna de ellas.

3) El cómo: tus métodos

Existen varios métodos de productividad y por lo general las aplicaciones están diseñadas para alguno, o algunos de ellos. Una vez que tienes el claro los métodos que te gusta aplicar, podrás elegir entre las aplicaciones que son diseñadas para tu preferencia.

Un método muy reconocido para gestión de tareas es GTD o "Get Things Done" y muchas de las aplicaciones de tareas están pensadas para ese método, pero no todas. Lo mismo sucede con la forma de organizar la información dentro de la aplicación, ya que se puede hacer en carpetas por jerarquía o utilizando etiquetas por redes. Si sabes de qué forma te gusta organizar tu información, vas a poder elegir aplicaciones que sean compatibles con eso.

En resumen, el autoconocimiento es clave.

Esos son 3 principios y formas de ahorrar tiempo al momento de elegir con qué aplicaciones trabajar que se pueden aplicar a nosotros mismos en vez de elegir lo que prefieran otras personas.

¿Quieres un ejemplo?

Por mi parte, elijo gestionar todas mis áreas de productividad, así que utilizo herramientas para tomar notas que me ayuden a organizar y gestionar todo mi conocimiento, así como aplicaciones de tareas para llevar un listado de tareas a realizar y una aplicación de agenda para gestionar mi tiempo. Planifico a futuro también, pero no soy un usuario avanzado de esto, así que lo hago de manera simplificada en la misma aplicación de tareas.

Priorizo mucho mi privacidad, así que elijo aplicaciones que me dan control de mis datos y que sirvan con métodos que ya uso como el GTD para las tareas y el Zettelkasten para tomar notas. A su vez, le doy mucha importancia a la experiencia de usuario al elegir una aplicación y la practicidad de la misma.

Todo eso me lleva a elegir una aplicación para gestión de tareas bien simple y rápida, donde cargar mis tareas a realizar, organizarlas por proyectos, y planificar. Para organizar mi tiempo utilizo la aplicación de agenda común de mi celular. Y utilizo una aplicación de anotaciones que me permita registrar todo lo que hago y poder encontrarlo rápido cuando lo necesito.

Pero eso es sobre mí, espero que puedas encontrar tu mejor forma de trabajar con aplicaciones y no tengas miedo de probar algunas para descubrir qué te sirve y qué no. Ah, y no te recomiendo instalar y probar cada nueva aplicación de productividad como yo lo solía hacer en una época, esperando que esa novedad me salve la vida, porque no va a pasar.

Para finalizar

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Un saludo, Juan Cruz Obaid de Habilly