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El foco en la tarea [#005]

El foco en la tarea [#005]
Photo by Agnieszka Boeske / Unsplash

El tenista Rafael Nadal tiene una forma especial de enfocarse. Antes de hacer su saque, se ubica en la línea, se acomoda el pelo detrás de la oreja, se rasca la nariz, ajusta su pantalón mientras pica la pelota, y hace su saque. Algunos pueden llamarlo superstición, pero es su rutina y lo ayuda a mantenerse enfocado durante el partido.

Al momento de trabajar es normal tener distracciones, más si trabajamos de manera remota, o fuera de una oficina.

Diseñemos el contexto de trabajo

Por mucho tiempo me preguntaba por qué se me hace más fácil enfocarme en la oficina que en otro lugar.

La respuesta era fácil, nuestra mente es afectada por nuestro entorno. Si solo usamos la oficina para trabajar, entonces al estar en nuestra oficina, solo pensaremos en eso.

En cambio, si vamos a trabajar al mismo bar donde siempre nos reunimos con amigos, nuestra mente solo va a pensar en los amigos. Si queremos hacer más eficientes los momentos de nuestro día, una forma de empezar es definir los lugares para cada tarea, usarlos solo para esa tarea y prepararlos solo para esa tarea.

Si usamos nuestra cama para trabajar, para descansar y para entretenernos mirando la TV, vamos a descubrir que no podemos hacer ninguna de esas actividades sin pensar en otra cosa.

Preparar y separar el espacio de trabajo, el de descanso, el de esparcimiento y el de diversión es el primer paso hacia la atención plena en cada actividad. Y cuando las limitaciones físicas no permiten tener espacios diferentes, entonces el truco es usar iluminación diferente y cambiar algunos elementos de lugar, para sentir la diferencia.

Armemos una rutina

Al estilo Nadal, podemos crear nuestra propia rutina. Ella debe servir para trasladarnos desde un estado de "estoy atento a cualquier cosa" al "voy a hacer esto y lo voy a terminar". Son varios pasos, como precalentamientos deportivos.

En mi caso, empiezo las mañanas con una rutina que voy ajustando mes a mes: me levanto, tomo un vaso de agua, desayuno con mi mujer y la saludo, paseo mi mascota, hago 15 minutos de meditación, repaso la agenda del día y empiezo con la primera tarea. Según el día puedo tener algún ejercicio físico en la rutina. Aquí no hay secretos, solo que cada uno tiene que probar hasta encontrar lo que uno busca.

A veces me siento con un poco de ansiedad sobre las cosas que tengo que hacer y si están bien o no. En esos casos, separo algunos minutos del día para revisar los planes y la agenda. Es fundamental tener alguna hora en la semana dedicada a revisar la planificación y la organización de la agenda. Peno no debemos ser perfeccionistas, solo permitirnos aprender día a día.

Los descansos

Todos tenemos ritmos diferentes. A algunos les sirven los espacios de trabajo de 25 minutos con 5 de descanso, y a otros les sirven los bloques de trabajo profundo de 3 horas. Cada uno tiene que encontrar lo que le funciona a uno. Simplemente permitirse probar y revisar.

Conexión: foco - agenda - objetivos

En la pasada entrega #3 hablamos de la intención del día y la importancia de definirla para que las tareas se conecten con nuestros objetivos. En la pasada entrega #1 hablamos sobre fijar nuestros objetivos para que nuestro trabajo se conecte con lo que queremos lograr y nos haga sentir con un sentido de vida. Mantenerlos en sincronía hace a una productividad con sentido

La agenda semanal

Solo resta gestionar un elemento clave, la organización en los días de la semana. Hay personas que prefieren dedicar la tarde del domingo a organizar y revisar la semana, otras prefieren hacerlo el lunes temprano, encuentra tu mejor momento.

Algo util que aprendí de las enseñanzas de unos CEOs es tener reglas de asignación de tareas para los días de la semana. Describir qué papel juega cada día en tu semana para facilitar la organización.

Por ejemplo, salvo raras excepciones, no habilito registrar reuniones en mi agenda los lunes por la mañana, ni los viernes por la tarde. Los lunes por la mañana prefiero que sean espacio para empezar la semana, organizar, planificar o trabajo enfocado y si tengo reuniones de trabajo recién por la tarde del lunes. Los viernes prefiero que sean para hacer revisiones, controles, o de capacitación.

Aprendí de personas muy productivas que separan días de la semana para reuniones y días de la semana para trabajos con foco profundo desconectados de las notificaciones y las redes sociales.

No hay recetas mágicas, y solo debes permitir encontrar tu propia fórmula exitosa. Así que te voy a recomendar un ejercicio para practicar por 7 días.

Desafío de 7 días: foco super productivo

Al finalizar la jornada de trabajo, el desafío consiste en responder estas preguntas y utilizarlas para mejorar, poco a poco tu propio método de "foco super productivo":

  1. ¿Qué no hice hoy que sí debería haber hecho? ¿y por qué paso eso?
  2. ¿Qué es lo que sí hice hoy que era importante? ¿y qué me mantuvo con motivación para hacerlo?
  3. ¿Qué me distrajo hoy de mis tareas? ¿Y qué podría probar mañana para evitarlo?
  4. ¿Qué asunto me generó ansiedad hoy? ¿Le asigné un espacio para ocuparme de ello? ¿Cuándo podría ocuparme de ello?
  5. ¿Sirve mi rutina para enfocarme en mis tareas? ¿Podría hacer algo para mejorarlas?

Luego de responder esas preguntas, asegúrate de tomar los aprendizajes para ir mejorando.

Algunas recomendaciones

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Un saludo, Juan Cruz Obaid de Habilly.